グループ旅行のしおりの作り方｜幹事が最初に決める3つと日程に組む手順

旅行のしおりとは何ですか？どこまで書けば足りますか？

旅行のしおりとは、旅程・集合・宿泊・持ち物・連絡先をまとめ、同行者全員が同じ情報を見られるようにした案内資料です。最低限は時刻・場所・お金の3種類で足ります。

旅行のしおりとは、旅程・集合時刻・移動手段・宿泊先・持ち物・緊急連絡先を1つにまとめ、同行者全員が同じ内容を見られるようにした案内資料です。旅行会社が配る冊子と同じ役割を、幹事が自分たちの旅のために作るものと考えると分かりやすくなります。

見た目を整える必要はありません。当日に「次はどこへ、何時に」を全員が自分で確認できれば、しおりの役割は果たせます。

最低限、載せる6項目

項目	書く内容	抜けたときに起きること
日付と集合	日付・集合時刻・集合場所・目印	当日の朝に幹事へ電話が集中する
1日ごとの行程	時刻・場所・滞在時間・次への移動手段	現地で「次どこ」を毎回相談する
宿泊先	宿名・住所・電話番号・チェックイン時刻	到着が遅れたときに連絡先を探す
お金	概算の総額・集金方法・立て替えのルール	精算が旅行後まで長引く
持ち物	全員共通の持ち物・各自の持ち物	現地で買い直す
連絡先	幹事の電話番号・参加者の連絡手段	はぐれたときに合流できない

書かなくてよいもの

• 分単位の細かいタイムテーブル（遅れが出た瞬間に全部ずれます）
• 観光地の解説文（地図アプリのリンク1本で足ります）
• 予約サイトのログイン情報やクレジットカード番号（共有物に載せません）

幹事が最初に決める3つは何ですか？

最初に決めるのは「日程」「メンバーと人数」「予算の上限」の3つです。3つが未確定のまま行き先を探すと、候補が増えるほど結論が出なくなります。

幹事が最初に決めるのは、日程・メンバーと人数・予算の上限の3つです。3つは互いに影響し合うため、番号の順に1つずつ確定させます。行き先や宿を先に探すと、比較対象が増え、判断の基準が無いまま候補だけが溜まります。

決める順番と、決め方の目安

順番	決めるもの	決め方
1	日程	候補日を3つ出し、参加できない日だけ申告してもらう
2	メンバーと人数	日程の確定後に参加可否を取り、返事の締切日を伝える
3	予算の上限	交通費・宿泊費・現地費の合計で「1人◯円まで」と1行で示す

3つが決まると、自動的に絞れるもの

• 移動距離：2泊3日と1泊2日では、現実的に行ける範囲が変わります
• 宿のタイプ：6人以上になると、部屋割りの都合で選べる宿が限られます
• 交通手段：1人あたりの上限額が決まると、新幹線か高速バスかが決まります

予算は金額だけでなく、「何が含まれるか」を必ず書きます。食事代を含むかどうかで、同じ2万円でも参加者の受け取り方が変わります。

行きたい場所の希望は、どうやって集めればいいですか？

希望は自由記述ではなく、候補への○×で集めます。回答期限を日時で区切り、「どちらでもよい」も残せる形にすると、返事が集まりやすくなります。

希望の集め方で、その後の作業量が決まります。自由記述で募ると粒度のばらばらな文章が並び、幹事が分類し直す作業が発生します。候補を先に提示し、○×で答えてもらう形が最も軽く済みます。

集めるときの4つのルール

1. 期限を切る：「9月20日の21時まで」と日時で指定します。「今週中」は必ず伸びます
2. 候補を先に出す：幹事が10〜20か所を並べ、そこに追加してもらいます
3. 「どちらでもよい」を選べるようにする：○か×の二択だと、関心が薄いだけの場所に×が付き、候補が消えます
4. 誰の希望かを残す：後で候補を削るとき、「全員が○」と「1人だけが○」を区別できます

候補に必ず添える3情報

• 場所の名前と、地図上の位置
• 滞在にかかる時間の目安
• 営業時間と定休日

営業時間を先に確認しておくと、行程へ組む段階で候補が消える事態を減らせます。月曜定休の美術館を月曜の午前に入れると、その日の組み直しになります。

集めた候補を1日の行程に組むには、どうすればいいですか？

行程は動かせない予定を先に置き、残った時間に候補を足します。移動時間は地図アプリで実測し、滞在時間と分けて書くと、1日に入る数が見えます。

行程は、動かせない予定から先に置きます。動かせない予定とは、出発と帰着の交通機関の時刻、宿のチェックイン時刻、予約済みの飲食店や施設を指します。空いた時間に、集めた候補を入れていきます。

1日ぶんを組む6手順

1. 出発時刻と帰着時刻を、その日の枠として書く
2. 宿のチェックイン・チェックアウト時刻を置く
3. 予約済みの予定（レストラン、体験、公演など）を置く
4. 残った時間を数える（例：10:00〜17:00で7時間）
5. 候補を「滞在時間＋次への移動時間」で足していき、枠を超えたら止める
6. 超えた候補は、別の日か「行けたら行く」欄へ送る

時間は、滞在と移動を分けて書く

時刻	場所	滞在	次への移動
10:00	A駅	—	徒歩12分
10:12	神社	40分	電車24分
11:16	市場	60分	徒歩8分
12:24	昼食	60分	バス18分

移動時間は、地図アプリでその日の交通手段を指定して実測した値を使います。距離の感覚で「近いから15分」と置くと、乗り換えと徒歩を足して倍になることがあります。

目安として、移動を含めて1日に入る観光地は3〜4か所です。食事と休憩を差し引くと、それ以上は駆け足の行程になります。

しおり作りで手戻りが起きるのはどこですか？

手戻りは、行程を組み終えた後の変更に集中します。1か所ずらすとその日の移動時間が連鎖して変わるため、時刻を手で打ち直すと整合が崩れます。

手戻りは、行程を組み終えた後に発生します。原因は3つに絞られ、「時刻の変更」「候補の追加」「順番の入れ替え」です。いずれか1つが起きると、その日の移動時間が連鎖して変わります。

手戻りが重くなる理由

• 1か所の滞在を30分延ばすと、以降の到着時刻がすべてずれます
• 行く順を入れ替えると、区間ごとの移動時間を測り直すことになります
• 別の日へ移すと、2日ぶんを同時に組み直すことになります

表計算ソフトや文書ファイルで作っている場合、時刻は手で打ち直す作業になります。1か所の直し漏れが、当日の遅れにつながります。

手戻りを減らす3つの対処

対処	具体的にやること
締切を先に置く	候補の追加は行程を組む前日までとし、以降は「行けたら行く」へ回す
余白を作る	各日に60分の空き時間を確保し、遅れを吸収させる
直す人を決める	変更は幹事が一括で反映するか、全員が同じ画面で直せる形にする

作ったしおりは、どう共有して更新すればいいですか？

共有では「全員が最新版を見られるか」と「誰が直せるか」の2点を決めます。配った時点で内容が固定される形式は、出発前に食い違いが出ます。

共有で決めるのは、全員が最新版を見られるかどうかと、誰が直せるかの2点です。配布した時点で内容が固定される形式は、変更が出たときに古い版を見たままの人が残ります。

共有方法の比較

方法	最新版の共有	直せる人	向いている旅
紙・PDF	配った後の変更は届かない	幹事のみ	前日までに内容が確定した旅
表計算ソフトの共有リンク	できる	全員（スマホでは操作しにくい）	人数が少ない旅
チャットに固定したメッセージ	できる	幹事のみ	行程が短い日帰り
しおり作成アプリ	できる	アプリの仕様による	変更が出る前提の旅

出発前のやることは、名前を付けて割る

• 「宿の予約」「レンタカーの予約」「集金」を1行ずつ書き出す
• 各項目に担当者の名前を入れる
• 担当が空欄の項目は、幹事の担当として扱う

やることを書き出すだけでは動きません。名前を入れて初めて、どこで止まっているかが分かります。

グループ旅行のしおりを作るアプリのみんなの栞は、招待リンクを送ると参加者が自分の端末で行きたい場所をスワイプでき、集まった希望をAIが実際に測った移動時間で1日ごとの行程に組みます。時刻や滞在時間を変えると、その日の移動時間だけ測り直します。