サークル合宿のしおりの作り方｜幹事が決める項目と当日までの共有手順

サークル合宿のしおりとは？何のために作るの？

合宿のしおりとは、日程・集合場所・行程・持ち物・費用・連絡先など、参加者が当日までに知るべき情報を1か所にまとめた資料です。

合宿のしおりとは、参加者全員が同じ情報をもとに動けるように、合宿の予定と決まりごとを1つにまとめた資料です。

合宿は家族旅行より人数が多く、練習・ゼミ発表・レクリエーションなど目的の違う予定が1日に入ります。そのため、口頭やチャットだけで伝えると、聞き漏れや思い違いが起きやすくなります。

しおりの3つの役割

• 問い合わせを減らす：「何時にどこ集合？」への答えを、しおり1つで済ませられます。
• 当日の判断材料になる：遅刻や体調不良のとき、参加者が連絡先や合流地点を自分で確認できます。
• 決定事項の記録になる：会費や部屋割りの決定内容が残り、後から確認できます。

合宿のしおりには何を書けばいい？

必須項目は日程・集合・行程・持ち物・費用・部屋割り・緊急連絡先の7つです。練習合宿かゼミ合宿かによって、足す項目が変わります。

必須の7項目

項目	書く内容	書き漏れやすい点
日程	出発日・帰着日・宿泊数	解散の時刻と場所
集合	集合時刻・集合場所・目印	遅刻したときの合流方法
行程	日ごとの時刻と予定	移動時間、食事と入浴の時間
持ち物	全員が持つもの・係が持つもの	充電器、保険証、常備薬
費用	会費の金額・支払い期限・支払い方法	キャンセルしたときの扱い
部屋割り	部屋番号とメンバー	途中から来る人・途中で帰る人
緊急連絡先	幹事・副幹事・宿の電話番号	幹事に連絡がつかないときの代理

ゼミ合宿で足したい項目

• 発表の順番と1人あたりの持ち時間
• 発表資料の提出先と締め切り
• 指導教員が到着する時刻と帰る時刻
• 会場の設備（プロジェクター、接続端子、Wi-Fi）

運動系・音楽系サークルで足したい項目

• 練習会場を使える時間
• 共用の備品を運ぶ担当者
• 練習中にけがや体調不良が出たときの連絡手順

幹事はどの順番でしおりを作ればいい？

確定した情報から書き、未確定の項目は「調整中」と明記して早めに配ります。全項目がそろうまで待つと、配るのが出発直前になります。

作成の手順

1. 確定している情報を集める：日程、宿、交通手段を先に固めます。
2. 行程を日ごとに組む：区間ごとの移動時間を調べ、集合や食事の前に余裕を入れます。
3. 持ち物・費用・連絡先を書く：全員が持つものと係が持つものを分けて書きます。
4. 未確定の項目を明記する：「部屋割り：調整中（◯月◯日に確定）」のように、確定する日も書きます。
5. 第1版を配る：準備に時間がかかる持ち物や会費を、早めに知らせます。
6. 確定したら更新版を配る：参加人数と部屋割りが決まった時点で最終版にします。

スケジュールの目安

以下は一般的な目安です。宿のキャンセル規定や会費の締め切りに合わせて前後させてください。

時期	幹事の作業
出発の約1か月前	日程・宿・交通を確定し、第1版を配る
約2週間前	参加者を確定し、会費を集める
約1週間前	部屋割りと持ち物を確定し、最終版を配る
前日〜当日	変更点だけを知らせる

しおりは紙・PDF・共有リンクのどれで配ればいい？

変更が少ない合宿は紙やPDF、人数が多く直前に変更が出やすい合宿は、全員が最新版を見られる共有リンク型が向いています。

配り方の比較

配り方	向いている場面	変更が出たとき
紙	当日にスマホを使わない場面、教員や来賓に渡す場面	刷り直して配り直す
PDF	LINEやメールで一斉に送りたい場面	作り直して再送する。古い版も手元に残る
共有リンク（共有ドキュメント・アプリ）	人数が多く、直前に変更が出やすい場面	1か所を直せば、全員が同じ版を見られる

紙・PDFで起きやすい問題

• 「最新版」「最新版2」のようにファイルが増え、どれが正しいのかわからなくなる
• 送ったPDFがトークに埋もれ、当日に探せない
• 変更のたびに幹事1人が作り直しと再配布を抱える

紙とリンクを組み合わせる方法もあります。変わりにくい決まりごとは紙に、変わりやすい行程と集合はリンクに分けて載せます。

直前の欠席や集合変更が出たら、しおりはどう直せばいい？

変更日・変更箇所・影響を受ける人をしおりの冒頭に書き、全員に一斉に知らせます。版を区別できる名前を付けると、古い情報で動く人を防げます。

変更時の手順

1. 影響する範囲を確認する：部屋割り、費用、移動手段、行程のどれが変わるかを洗い出します。
2. しおりの本文を直す：該当する項目をすべて書き換えます。
3. 冒頭に変更履歴を書く：例「10/20更新：集合時刻を8:00から7:30に変更」
4. 変更点だけを一斉に送る：全文ではなく、何が変わったかを短く伝えます。
5. 影響が大きい人には個別に連絡する：部屋や係が変わる人には直接伝えます。

変更の種類ごとに直す項目

変更の種類	直す項目
欠席者が出た	部屋割り、費用、係の担当
集合時刻・集合場所が変わった	集合、1日目の行程、遅刻時の連絡方法
予定の順番を入れ替えた	行程の時刻、移動時間、食事の時間

紙・PDFで配っている場合の工夫

• ファイル名に日付を入れる（例：合宿しおり_1020版）
• 古い版を送ったトークに「この版は無効です」と書き込む

共有・編集できるアプリでしおりを作るときは何を確認する？

全員の端末で開けるか、幹事以外も直せるか、無料で使える範囲はどこまでかの3点を確認します。アプリにない項目は別の方法で共有します。

確認したい4点

• 対応端末：参加者全員の端末で開けるか
• 招待方法：参加者にアカウント登録が必要か
• 編集権限：幹事以外の参加者も直せるか
• 料金：参加者が無料で使える範囲はどこまでか

みんなの栞の場合

みんなの栞は、グループ旅行のしおりをAIが下書きし、同行者と共有・編集できるアプリです。対応端末は iOS 17 以降の iPhone・iPad です。

• 幹事が招待リンクを送り、参加者はアカウント登録なしで参加できます。
• 時刻・滞在時間・行く順・べつの日への移動を、参加者の誰でも直せます。
• 参加・閲覧・手直しは無料です。AIでしおりを作るときだけ、幹事プラン（自動更新サブスクリプション）が必要です。

部屋割り、会費、緊急連絡先を管理する機能は公式の説明に載っていません。これらは別の方法で共有してください。